Teilnehmenden-Briefing

Das Online-Event „Neue Mobilität 2022“ wird mit dem Videokonferenzsystem CLICKMEETING durchgeführt.

Im Gegensatz zu vielen gängigen Tools und Plattformen setzen wir damit auf einen Technologieanbieter, der die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) gänzlich umsetzt. Jegliche Ihrer Daten werden ausschließlich zweckgebunden für den Zutritt zur Webkonferenz genutzt. Zudem werden die Daten in einem angemessenen Zeitraum bei unseren Auftragnehmern gelöscht und es ist ausgeschlossen, dass diese an Dritte weitergegeben werden.

Mit dieser Videokonferenzlösung können sich unsere Zuschauerinnen und Zuschauer interaktiv und datenschutzkonform mit Fragen sowie Anmerkungen an der Webkonferenz beteiligen. Zudem ist der Austausch mit den Referentinnen und Referenten sowie den Zuschauerinnen und Zuschauern untereinander nun viel intensiver und unmittelbar möglich.

Ihre Teilnahme an der Webkonferenz ist browserbasiert möglich, d.h. Sie müssen keine Software herunterladen. Mit einer separaten E-Mail erhalten Sie einen Link samt Passwort, der Sie zu den virtuellen Konferenzräumen führt. Auf den kommenden Seiten finden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Teilnahme an der Webkonferenz.

Gerne bieten wir allen Teilnehmenden einen obligatorischen Testdurchlauf an. Sie haben dort die Möglichkeit, Ihre Verbindung und die Einstellungen zu testen.

Ansprechpartner bei organisatorischen und technischen Fragen:
Manuel Echtermann, Kongress- und Veranstaltungsmanagement, Behörden Spiegel-Gruppe
Tel.: +49 228 97097-86
E-Mail: manuel.echtermann@behoerdenspiegel.de

Wir freuen uns über Ihre aktive Teilnahme an dieser Veranstaltung!

Benötigte Technik:

  • Bevorzugt ein Laptop oder PC (mobile Geräte sind auch möglich, haben aber möglicherweise keine stabile Internetverbindung)
  • Netzwerkkabel und Netzwerkanschluss (WLAN ist auch möglich, aber nicht immer stabil)
  • stabile Internetverbindung

Optional:

  • Kabelgebundenes Headset mit integriertem Mikrofon (z.B. ein Smartphone Headset)
  • Integriertes Mikrofon eines Laptops ist meist auch ausreichend
  • Eine Webcam, die per USB mit dem Rechner verbunden werden kann (falls Sie keinen Laptop mit integrierter Kamera besitzen)

Internet-Browser und Verbindung:

Von einer Remote/VPN-Verbindung zu einem anderen Netzwerk/PC raten wir ab, da die Firewall von vielen Behörden und Unternehmen die Teilnahme an ClickMeeting sperrt. Eine Remote/VPN-Verbindung wird meist für die Arbeit im Home-Office bereitgestellt. Informieren Sie sich bitte vorher, mit was für einer Verbindung Sie sich einwählen werden.

Folgende Internet-Browser werden durch uns empfohlen:

  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Safari
  • Edge (bzw. neu: Edge Chromium)
  • Opera

Hierbei ist stets drauf zu achten, dass möglichst die neusten Updates installiert worden sind. Der Internet Explorer wird durch ClickMeeting grundsätzlich aufgrund der sicherheitsrelevanten Mängel nicht unterstützt. Eine Teilnahme mit dem Internet Explorer ist somit generell leider nicht umsetzbar!

Step-by-Step zur Webkonferenz:

Die Konferenzräume werden frühzeitig für Sie eingerichtet. Ihre Zugangsdaten erhalten Sie in einer separaten E-Mail. Bitte kontrollieren Sie hierzu auch Ihren Spam-Ordner.

Der Link in dieser E-Mail führt Sie zum Gesamtprogramm, in dem die jeweiligen Konferenzräume wiederum verlinkt sind. Dort müssen Sie dann Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse eintragen und auf “BETRETEN“ klicken. Anschließend kommen Sie zunächst in einen Warteraum (Lobby). Sobald die Veranstaltung startet, wird aus diesem Warteraum automatisch der eigentliche Konferenzraum.

Step-by-Step in der Webkonferenz:

Sobald Sie dem Konferenzraum beigetreten sind sehen Sie in der Mitte die Referierenden bzw. die Präsentation, rechts oben alle Teilnehmenden an diesem Programmpunkt und rechts unten die Chat-Funktion.

Step 1 – Nutzung der Chat-Funktion:

Im Chat-Fenster unten rechts können Sie eine Nachricht/Frage eintippen und mit Enter absenden. Die Moderation greift Ihre Fragen in der Diskussion dann auf.

Step 2 – Nutzung von Mikrofon und Kamera:

In Fachforen mit bis zu 25 Teilnehmenden werden auch Ihr Mikrofon und Ihre Kamera freigeschaltet. Ein und Ausschalten können Sie beide Funktionen mittels der Symbole unter der Videoübertragung – sobald Sie auf die entsprechenden Symbole klicken, schalten sich Ihre Kamera bzw. das Mikrofon ein. Ggf. müssen Sie dies nach Aufforderung Ihres Browsers noch bestätigen. Auf dem Zahnrad-Symbol können Sie einstellen, welche Kamera und welches Mikrofon Sie verwenden möchten.

Step 3 – Netiquette für die Nutzung von Mikrofon und Kamera:

Bitte achten Sie darauf, dass Sie Ihr Mikrofon ausschalten, sofern Sie diese nicht benutzen. Dies vermeidet störende Hintergrundgeräusche.

Step 4 – Nutzung der Telefoneinwahl:

Falls Ihr Endgerät über keine Tonausgabe verfügt, haben Sie auch die Möglichkeit sich über das Telefon in das Webinar einzuwählen: +49 (157) 3598-9002 (innerdeutsche Verbindungsgebühren) Sobald Sie diese Telefonnummer angerufen haben, fordert eine Computer-Stimme Sie auf eine Teilnehmer-PIN einzugeben. Diese 9-Stellige PIN steht neben den Links der jeweiligen Konferenzräume. Nachdem Sie mit Raute bestätigt haben, treten Sie dem Konferenzraum bei. Bitte achten Sie auch hier auf die Netiquette, sich bei Nicht-Nutzung stumm zu schalten. Dies erfolgt durch drücken von „Stern + 1“.

Step-by-Step in den Pausen:

In den Konferenzpausen bieten wir Ihnen eine Lösung für das Networking und informelle Kennenlernen an. Unsere „Behörden Spiegel-Lounge“ ist ein browserbasierter 2D-Raum, in dem Sie herumlaufen und mit anderen Teilnehmern in Kontakt treten können. Wie im echten Leben können Sie flexibel Gespräche beginnen und sich austauschen.

Als Kreis mit einem Avatar oder Ihrem Foto bewegen sie sich mittels Ihrer Maus frei in der „Behörden Spiegel-Lounge“ umher. Stehen zwei oder mehr Kreise nah genug beieinander, entsteht automatisch eine Verbindung. Ihre Kamera springt an und ein Gespräch kann beginnen. So formen sich innerhalb der „Behörden Spiegel-Lounge“ mehrere Blasen, in denen sich die Teilnehmenden wie an Stehtischen tummeln.

Man braucht keine Registrierung oder Anmeldung, sondern klickt einfach auf den Link in der Online-Agenda.
Die „Behörden Spiegel-Lounge“ steht Ihnen auch während des Programms zur Verfügung.